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OK.PERS+ Personalverwaltung
Challenge
OK.PERS+ ist eine komplexe Personalverwaltungssoftware für öffentliche Verwaltungen. User-Feedback zeigte hohe Fehlerquoten, lange Einarbeitungszeiten und Frustration bei alltäglichen Aufgaben. Die Software hatte über 15 Jahre Legacy-Code und eine veraltete Benutzeroberfläche.
Stakeholder
- Personalsachbearbeiter in öffentlichen Verwaltungen
- IT-Administratoren
- Produktmanagement ASTRUM IT
- Entwicklungsteam (10+ Entwickler)
Ziele
- Reduzierung der Fehlerquote bei Dateneingaben
- Verkürzung der Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter
- Modernisierung der Benutzeroberfläche
- Verbesserung der User Satisfaction auf mindestens 4/5
Process
Methoden
Tools
Team
1 UX Designer (ich), 1 User Researcher, 1 Product Owner, 5 Entwickler
Dauer
14 Monate (2019-2021)
Solution
Komplettes UX-Redesign mit Fokus auf vereinfachte Workflows, klarere Navigation und kontextuelle Hilfestellungen. Die neue Oberfläche reduziert kognitive Last und führt User intuitiv durch komplexe Prozesse.
Key Features
- Neu strukturierte Navigation mit Task-basiertem Ansatz
- Schritt-für-Schritt-Wizards für komplexe Prozesse
- Inline-Validierung mit hilfreichen Fehlermeldungen
- Kontextuelle Hilfe-Tooltips
- Dashboard mit Quick-Actions für häufige Aufgaben
- Responsive Design für Tablet-Nutzung
- Durchgängige Suchfunktion
Design-Entscheidungen
Task-basierte Navigation: User denken in Aufgaben, nicht in Modulen
Progressive Disclosure: Komplexität nur zeigen, wenn nötig
Feedback-First: Sofortige Rückmeldung bei allen Aktionen
Error Prevention: Validierung vor Submit, nicht danach
Impact
25% Reduktion der Fehlerquote bei Dateneingaben
4.2/5 User Satisfaction Score (vorher 2.8/5)
30% weniger Support-Anfragen
40% schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
User Feedback
"Die neue Oberfläche ist viel übersichtlicher. Ich finde jetzt alles sofort und mache weniger Fehler." - Personalsachbearbeiterin, Stadt München
Business Impact
Die UX-Optimierung führte zu signifikant höherer User-Zufriedenheit und weniger Support-Aufwand. OK.PERS+ konnte sich besser gegen Wettbewerber positionieren.
Lessons Learned
- User Research ist essentiell - Annahmen sind oft falsch
- Kleine iterative Verbesserungen sind besser als ein "Big Bang Redesign"
- Enge Zusammenarbeit mit echten Usern während des gesamten Prozesses
- Legacy-Software braucht besondere Change-Management-Strategien